Verklaring Omtrent Gedrag

TOV wil het risico op ernstige ongewenste gedragingen binnen de vereniging - denk aan zaken als (seksuele) intimidatie, seksueel misbruik of mishandeling - minimaliseren. Eén van de middelen is het vragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) van functionarissen (vrijwilligers, bestuurs- en commissieleden en jeugdtrainers/coaches) die binnen de vereniging werken met kwetsbare groepen.

In deze publicatie:
- Wat is een VOG
- Waarom is een VOG Belangrijk?
- Andere maatregelen, naast de VOG
- Voor wie wordt een VOG aangevraagd?
- Wie organiseert en coördineert de VOG?
- Hoe lang is een VOG geldig?
- Kosten voor een VOG
- De aanvraagprocedure voor een VOG
- Wat te doen na ontvangst van een VOG
- Wat te doen na weigering van een VOG of weigering om een VOG aan  te vragen
- Beheer van de VOG's

Wat is een VOG

Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een verklaring van het ministerie van Justitie en Veiligheid waaruit blijkt dat het gedrag van een persoon uit het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving.

Waarom is een VOG belangrijk

Bij TOV vinden we een veilige omgeving voor iedereen, en in het bijzonder voor minderjarigen, essentieel. Een verplichte VOG voor alle meerderjarigen die bij TOV met minderjarigen werken is één van de mogelijke maatregelen om voor een veiligere omgeving te zorgen.

Andere maatregelen, naast de VOG

In het verleden zijn al een aantal maatregel getroffen:

• Het opstellen van huis- en gedragsregels. 

• Het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Deze is bereikbaar via [email protected]

• Het aanstellen van een veiligheidscoördinator. Deze is bereikbaar via [email protected] of via het wedstrijdsecretariaat.

Voor wie wordt een VOG aangevraagd?

• Iedereen in de leeftijdsgroep van 18 jaar en ouder die in zijn rol bij TOV intensief contact heeft met minderjarigen.

• Iedereen van wie het hoofdbestuur bepaald dat een VOG gewenst is.

Wie organiseert en coördineert de VOG?

Er is bij TOV een gedelegeerde aangesteld door het bestuur, welke de rol van VOG-coördinator vervuld. Deze is bereikbaar via [email protected] .

Hoe lang is een VOG geldig

De geldigheid van de VOG is vastgesteld op maximaal 4 jaar. Voor het verstrijken van deze periode wordt door TOV een nieuwe aanvraag gedaan.

Kosten voor een VOG?

Het aanvragen van een VOG is voor vrijwilligers van TOV gratis .

De aanvraagprocedure voor een VOG

1. Enige dagen voordat de VOG-coördinator de aanvraag voor een VOG indient ontvang je een e-mail met een vooraankondiging en instructies.

2. Zodra de VOG-coördinator de aanvraag voor een VOG indient ontvang jij van “JUSTIS – Ministerie van Justitie en Veiligheid” een e-mail met een “Verzoek tot elektronische aanvraag Verklaring Omtrent het Gedrag”. Daarin staat een link. Met behulp van jouw DigiD en de aanvraagcode die in de mail staat log je vervolgens in op de website van JUSTIS. Na het correct invullen van jouw geboortedatum kom je op het aanvraagformulier. Op het aanvraagformulier hoef je alleen de aanvraaggegevens en de persoonsgegevens te controleren en daarna te bevestigen. Als alles volledig en correct is ingevuld druk je op “Aanvraag versturen”.

3. Zodra je de aanvraag verstuurd hebt ontvang je een e-mail van JUSTIS met een bevestiging van de VOG-aanvraag.

4. Als blijkt dat de aanvrager geen strafbare feiten heeft gepleegd ten aanzien van het doel waarvoor de VOG is aangevraagd, dan beslist JUSTIS binnen 4 weken of je een VOG krijgt. Als er sprake is van strafbare feiten of als iemand “gevlagd staat”, dan beoordeelt JUSTIS aan de hand van een screenings-profiel of deze strafbare feiten een belemmering (kunnen) vormen voor de afgifte van de VOG in de specifieke context waarin deze wordt aangevraagd. In dat geval wordt binnen 8 weken een beslissing genomen.

5. Als blijkt dat de aanvrager geen strafbare feiten heeft gepleegd ten aanzien van het doel waarvoor de VOG is aangevraagd, dan beslist JUSTIS binnen 4 weken of je een VOG krijgt. Als er sprake is van strafbare feiten of als iemand “gevlagd staat”, dan beoordeelt JUSTIS aan de hand van een screenings-profiel of deze strafbare feiten een belemmering (kunnen) vormen voor de afgifte van de VOG in de specifieke context waarin deze wordt aangevraagd. In dat geval wordt binnen 8 weken een beslissing genomen.

6. Je ontvangt (al dan niet) jouw VOG via de post.

Wat te doen na ontvangst van de VOG?

Na ontvangst van de VOG vragen we je het originele document zo snel mogelijk in een gesloten envelop met daarop de vermelding VOG in te leveren bij het wedstrijdsecretariaat van TOV.

Indien de VOG-coördinator 6 weken na het indienen van de aanvraag geen VOG ontvangen heeft, dan stuurt de VOG-coördinator een e-mail met een herinnering.

Indien de VOG-coördinator 8 weken na het indienen van de aanvraag nog geen VOG ontvangen heeft, dan is het niet langer toegestaan om een taak of functie bij TOV uit te oefenen. De VOG-coördinator neemt contact op om de ontstane situatie te overleggen.

Wat te doen na weigering van een VOG of weigering om een VOG aan te vragen?

Neem in beide gevallen contact op met de VOG-coördinator. Deze kan op verzoek van betrokkene een gesprek met de veiligheidscoördinator organiseren. De veiligheidscoördinator adviseert vervolgens het hoofdbestuur die de uiteindelijke beslissing neemt.

Beheer van de VOG’s

De VOG’s worden gescand en op een discrete digitale locatie bewaard. De hardcopy VOG’s worden in een aparte map gearchiveerd en op een discrete locatie bewaard. De VOG-coördinator heeft als enige functionaris binnen TOV toegang tot de documenten. De informatie in de VOG’s wordt alleen voor relevante TOV aangelegenheden gebruikt, waarbij te allen tijde de benodigde discretie in acht wordt genomen.